Cómo elegir un software para tu escuela infantil

1. Escribe las tres tareas que más necesitas ordenar

Describe problemas observables: repetir la lista de alumnos en varios sitios, buscar un registro de asistencia o responder dónde está el menú. Evita empezar con «quiero digitalizarlo todo»: cuesta comprobar si una herramienta lo resuelve.

Asigna una persona a cada tarea y anota su resultado esperado. Por ejemplo: que la persona responsable del aula pueda registrar la asistencia del día y la dirección consultar el mismo registro.

2. Comprueba quién usa cada función

No basta con que una pantalla exista. Pide ver la experiencia de dirección, personal y familia por separado. Confirma qué puede consultar y modificar cada uno, cómo se asigna un aula y cómo se retira un acceso.

Para la prueba usa identidades ficticias. Revisa también el móvil que emplearía el equipo: una tabla cómoda en un ordenador puede requerir demasiados desplazamientos en una pantalla pequeña.

• ¿El docente encuentra su aula sin ayuda?
• ¿La familia localiza el comunicado que le corresponde?
• ¿La dirección puede revisar el registro guardado?
• ¿Qué ocurre al corregir un dato o cerrar la sesión?

3. Compara el precio con el alcance completo

Anota precio con impuestos, número de centros, alumnos, cuentas de personal y almacenamiento. Pregunta cómo se cuentan los límites y qué ocurre al alcanzarlos.

Marca las funciones imprescindibles como «incluida», «extra», «no incluida» o «sin confirmar». Dos cuotas parecidas pueden cubrir necesidades muy distintas. En Kademia Basic, por ejemplo, no se incluyen mensajería privada, citas, importación CSV ni cobros a familias.

4. Haz una demo con un principio y un final

Prueba esta secuencia: preparar un aula, incorporar una ficha ficticia, registrar asistencia y consultar lo que recibe la familia. Anota dónde necesitas instrucciones, qué mensajes no entiendes y si el resultado se conserva tras recargar.

Una demo explicada por otra persona sirve para conocer la herramienta. Para evaluar facilidad de uso, deja que quien hará la tarea la complete por sí mismo después de la explicación.

5. Revisa la incorporación y el soporte

Pregunta quién dará de alta las fichas, si hay importación, qué materiales recibirá el equipo y qué canal atiende las incidencias. Distingue el tiempo de primera respuesta del tiempo de resolución.

Antes de contratar, revisa las condiciones vigentes sobre cancelación, conservación y recuperación de información. Guarda las respuestas que condicionan tu decisión junto a la oferta; no des por aprobada una condición que solo has supuesto.

Una tabla para decidir con evidencias

Crea una fila por necesidad y cuatro columnas: prioridad, resultado de la prueba, incluido en la cuota y duda pendiente. Una función imprescindible que no se ha probado debe seguir pendiente, aunque la presentación haya sido buena.

Si todas las tareas esenciales encajan, empieza con un grupo pequeño y fija una revisión tras la primera semana. La decisión final combina alcance, uso y capacidad del centro para adoptar el cambio.